PA & Senior Site Administrator, Konsult, Uppsala
Vi söker nu efter någon som skulle vara intresserad av att gå in i en konsultroll på Johnson & Johnson Vision i Uppsala (AMO Uppsala AB). Inledningsvis 12 månader med start i Januari 2025. Se utförligare beskrivning nedan.
Positionen som PA & Senior Site Administrator fungerar som administrativt stöd till Site Director och Site Leadership. I denna roll kommer du att rekommendera och driva utvecklingsprojekt samt förbättringsarbete relaterat till administrativa processer och strukturer.
Du kommer att fungera som en brygga och främja positiv kommunikation mellan Uppsala SLT och interna och externa funktioner/personer/aktiviteter/forum.
Du kommer att samla in och analysera data samt sammanställa rekommendationer för beslut avseende olika typer av administrativa policyprocesser och agera som en "gatekeeper" för delar av Site Leadership-kalendern med minimal påverkan, samt planera och koordinera så att mötesschemat följs och respekteras. Positionen är kontorsbaserad och finns i Uppsala, Sverige.
Målsättningar för tjänsten (men ej begränsade till):
• Förmedla kommunikation mellan Senior Leadership och avdelningar/funktioner på anläggningen.
• Samla in och analysera data inom olika administrativa och policyrelaterade frågor.
• Ge olika typer av administrativt stöd; lösa problem på ett korrekt och snabbt sätt.
• Följa upp med personal vid behov för detaljerad information. • Utveckla rekommendationer samt förbereda och presentera relaterade rapporter.
• Boka möten, underhålla och uppdatera dagliga kalendern, utarbeta korrespondens/kommunikation, skapa kalkylblad och presentationer.
• Hålla register/protokoll för interna styrelser/kommittéer, schemalägga möten, förbereda dagordning.
• Säkerställa att material och rapporter för signatur är korrekta och kompletta, korrekturläsa och kontrollera skrivna och andra material för noggrannhet, fullständighet och efterlevnad av standarder, policyer och rutiner.
• Arrangera resor samt mötes- och besöksplanering för Site Leadership/Platform Leadership vid behov.
• Utföra en mängd komplexa, högt ansvarstagande och administrativa stödfunktioner för Site Senior Leadership.
Vad du behöver för att lyckas:
• Förmåga att använda gott omdöme i en mängd olika situationer, stark skriftlig och muntlig kommunikation, administrativa och organisatoriska färdigheter och uppmärksamhet på detaljer.
• Förmåga att upprätthålla en realistisk balans mellan flera prioriteringar.
• Hantera flera och snabbt föränderliga prioriteringar för att möta behov och förväntningar. Förmåga att förutse behov och samla in eller förbereda information för granskning och åtgärder.
• Upprätthålla sekretess och agera med lugn och professionalism i en komplex, snabbt föränderlig miljö.
• Arbeta samarbetsvilligt med andra funktioner/avdelningar på anläggningen och interna och externa intressenter.
• Starka interpersonella och samarbetande färdigheter.
• Förmåga att arbeta självständigt
• Goda ledarskapsfärdigheter (leda workshops, ansluta med ledningen, driva nya initiativ, hantera mindre projekt, vara kärnmedlem i projekt).
Kvalifikationer:
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner.
• Principer och metoder för god affärskommunikation.
• Flytande i svenska och engelska språket.
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning.
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
• Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
Om detta låter som något du skulle vara intresserad av så kontakta någon av oss så snart som möjligt, eller skicka in din ansökan med CV på länken här bredvid.
